未来の成果を作る時間投資術 時間管理アプリで緊急でない重要タスクに確実に時間を確保
日々の業務に追われる中で、「いつかやろう」と思いつつ後回しになりがちなタスクはないでしょうか。これらは往々にして、すぐには成果が見えにくいものの、将来の生産性やキャリア、あるいは組織の成長にとって非常に重要な意味を持つものです。例えば、新しい技術の学習、中長期的な企画の立案、マニュアルの整備、重要な人脈構築のための時間などです。
これらは「緊急でないが重要なタスク」と分類されます。スティーブン・コビー氏の「7つの習慣」でいうところの「第二領域」の活動に当たります。この第二領域にどれだけ時間を投資できるかが、長期的な成果や生産性向上に大きく影響すると言われています。しかし、多忙な日常では、緊急のタスクや突発的な割り込みに時間を取られ、「緊急でない重要タスク」に時間を確保することが極めて困難になりがちです。
ここでは、時間管理アプリを活用して、この重要な第二領域タスクに確実に時間を確保するための具体的な方法を解説します。
なぜ「緊急でないが重要なタスク」の時間が失われるのか
私たちの時間は、多くの要因によって奪われます。会議、突発的な依頼、メールやチャットへの対応、そして緊急性の高いタスク処理です。これらは時に、即座に対応しないと問題が発生するため、優先順位が高く感じられます。
一方で、「緊急でないが重要なタスク」は、今日明日を乗り切るためには必須ではないため、ついつい後回しにされてしまいます。しかし、その積み重ねが、将来的な問題発生の予防や、より大きな成果達成の機会損失に繋がるのです。
時間管理アプリで「未来への時間投資」を計画する
時間管理アプリは、単にタスクをリストアップするだけでなく、時間を能動的に計画し、確保するための強力なツールです。特に、第二領域タスクのような、意識しないと失われてしまう時間に対して有効な手段を提供します。
具体的な活用方法を以下に示します。
ステップ1：第二領域タスクを「見える化」する
まずは、自分が取り組むべき第二領域タスクを具体的に洗い出します。漠然とした状態ではなく、「〇〇に関する書籍を週に1時間読む」「新しいプロジェクトの企画骨子を考える時間を週に2時間取る」「部下との1対1の面談時間を月に1回設定する」のように、具体的な行動とそれに必要な時間を定義します。
多くの時間管理アプリにはタスクリスト機能があります。ここに洗い出したタスクを登録します。必要であれば、プロジェクトやカテゴリで分類し、「将来投資」「自己成長」といったタグを付けておくと管理しやすくなります。
ステップ2：「時間をブロック」して予約する
次に、洗い出した第二領域タスクを実行するための時間を、カレンダーやスケジューラー機能を使って明示的に予約します。これは「タイムブロッキング」と呼ばれる手法です。
例えば、「毎週水曜日の午前9時から10時まで、新しい技術の学習にあてる」「毎週金曜日の午後1時から2時まで、中長期的な企画立案の時間とする」のように、特定の時間帯をそのタスクのためにブロックします。この時、他の会議やタスクと同様に、カレンダーに「新しい技術学習」という予定として入れてしまうのがポイントです。これにより、その時間は他の予定で埋まりにくくなります。
多くの時間管理アプリはカレンダー機能と連携しており、タスクをカレンダー上にドラッグ＆ドロップして配置したり、特定のタスクに対して時間ブロックを割り当てたりすることができます。繰り返し設定ができるアプリであれば、「毎週」や「毎月」といった定期的な時間ブロックを自動的に作成することも可能です。
ステップ3：実行時間を記録し、精度を高める
実際に時間ブロックを使ってタスクを実行したら、それに費やした時間を記録します。タイムトラッキング機能を持つアプリであれば、開始・終了ボタンで計測できます。そうでない場合でも、手入力で時間を記録することで、そのタスクに実際どれくらいの時間がかかったかを把握できます。
この記録は、次回以降の時間見積もりや、時間確保の計画精度を高める上で非常に役立ちます。「新しい企画立案には1時間では足りないな、次は1.5時間ブロックしてみよう」といった改善が可能になります。
ステップ4：定期的な「振り返り」で計画を調整する
週に一度など、定期的に時間管理アプリの記録やカレンダーを確認し、計画通りに第二領域タスクに時間を確保できたか、あるいはできなかったかを振り返ります。
計画通りに進まなかった場合は、その原因を分析します。「割り込みが多すぎた」「時間見積もりが甘かった」「そもそも無理な時間帯に設定していた」など、原因に応じて次の計画を調整します。例えば、割り込みが多い時間帯を避ける、タスクをもっと細かく分割する、といった対策を立てることができます。
多くの時間管理アプリには、費やした時間をレポートとして出力する機能があります。これを使えば、どのカテゴリのタスクにどれだけ時間を使っているか、第二領域タスクにどれだけ時間を投資できているかを客観的に把握できます。
実践のコツ：小さく始めて習慣化する
多忙な中で新しい習慣を取り入れるのは容易ではありません。「いきなり週に10時間も第二領域タスクにあてる」といった大きな目標ではなく、「まずは週に1回、30分だけ時間を確保してみる」といった小さな一歩から始めるのがおすすめです。
時間管理アプリでその30分をカレンダーにしっかりとブロックし、リマインダーを設定しておけば、忘れずに実行しやすくなります。小さな成功体験を積み重ねることで、習慣として定着させていくことができます。
まとめ
「緊急でないが重要なタスク」への時間投資は、日々の緊急業務に追われるプロフェッショナルにとって、将来の成功を左右する鍵となります。時間管理アプリは、これらのタスクを「見える化」し、具体的な時間を計画・確保するための強力なツールです。
タスクの洗い出し、カレンダーへの時間ブロック設定、実行時間の記録、そして定期的な振り返りといったステップを踏むことで、忙しい中でも着実に未来への時間投資を行うことが可能になります。ぜひ時間管理アプリを活用して、あなたの長期的な生産性向上と目標達成を実現してください。