【PM必見】時間管理アプリでタスクを「Next Action」定義!実行効率と完了率を高める実践ノウハウ
プロジェクト遂行の鍵:「次に取るべき行動」の明確化
日々の業務に追われるプロジェクトマネージャーにとって、多数のタスクを正確かつ期日内に完了させることは容易ではありません。タスクリストは増える一方、いざ取り掛かろうとしても「何から始めるべきか」が曖昧で、実行に移せない、結果としてタスクが滞留し、締め切り遅延やタスク漏れに繋がるという経験をお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。
このような課題を解決し、業務の実行効率と完了率を高める上で非常に有効な考え方が「Next Action(次に取るべき行動)」を明確にすることです。タスクを単なるToDoリストとして管理するのではなく、「そのタスクを完了させるために最初に行う具体的な行動」を定義することで、迷いなく実行に取り掛かることが可能になります。
本記事では、時間管理アプリを活用して、この「Next Action」を効果的に管理し、プロジェクト遂行力を向上させるための実践的なノウハウをご紹介します。
Next Actionとは何か? PMにとってなぜ重要か?
Next Actionとは、特定のタスクやプロジェクトを進める上で、「物理的に次に実行すべき最小かつ具体的な行動」を指します。例えば、「顧客向け提案資料を作成する」というタスクの場合、Next Actionは「提案資料作成の構成案を検討する」「過去の提案資料を集める」「必要なデータを収集する」など、状況によって異なります。
このNext Actionを明確にすることのメリットは多岐にわたります。
- 実行への迷いをなくす: タスク全体は大きくて取り掛かりにくくても、最初の一歩(Next Action)が明確であれば、すぐに作業を開始できます。
- タスクの進行を促す: 一つのNext Actionを完了させれば、次のNext Actionが見えてきます。この連続が、タスク全体を前に進める原動力となります。
- タスク漏れや遅延を防ぐ: 具体的な行動レベルで管理することで、タスクの抜け漏れを防ぎやすくなります。また、実行の停滞を防ぐことで遅延リスクを減らせます。
- 状況把握の精度向上: 各タスクの「次に何をすべきか」が分かっていれば、全体の進捗状況やボトルネックをより正確に把握できます。
多忙なプロジェクトマネージャーが、限られた時間で多くのタスクを効率的に処理し、ワークライフバランスを維持するためには、この「Next Action」の明確化と管理が不可欠です。
時間管理アプリでNext Actionを管理する実践ステップ
多くの時間管理アプリには、タスク管理やメモ機能、サブタスク機能などが搭載されており、これらを活用することでNext Action管理を効果的に行うことができます。ここでは、具体的なステップをご紹介します。
ステップ1:タスク登録時にNext Actionを必ず定義する
時間管理アプリに新しいタスクを登録する際、タスク名だけでなく、そのタスクを完了させるための「最初のNext Action」を必ず一緒に記録する習慣をつけましょう。
- 具体的な記録場所:
- タスク名に追記: 「[Next Action] タスク名」のように、タスク名の先頭や末尾にNext Actionを簡潔に追記します。(例:
[田中さんと資料構成MTG] 顧客向け提案資料作成
) - タスク詳細/メモ欄: タスクの詳細な説明を記述する欄に、Next Actionを箇条書きなどで明確に記録します。(例:
【Next Action】 - 過去の提案資料フォルダを確認する - 必要な統計データを収集する
) - サブタスク機能: アプリにサブタスク機能がある場合、親タスクとして「顧客向け提案資料を作成する」を登録し、その最初の子タスクとして「資料構成案を検討する」などのNext Actionを設定します。
- タスク名に追記: 「[Next Action] タスク名」のように、タスク名の先頭や末尾にNext Actionを簡潔に追記します。(例:
重要なのは、「何から始めるか」がアプリ上で一目で分かるようにすることです。
ステップ2:Next Actionリストを作成し、実行可能な状態を保つ
登録したタスクの中から、現在「Next Action」が定義されており、かつ「すぐに実行できる」状態にあるタスクをリストアップできるようにします。
- フィルタリング機能の活用: 多くのアプリには、特定のキーワードやタグ、ステータスでタスクを絞り込む機能があります。「Next Action」というタグをつけたタスクのみを表示したり、タスク詳細に「Next Action」と記載されているものを検索したりすることで、「今すぐ取り掛かれるNext Actionリスト」を作成できます。
- プロジェクトやコンテキストごとの分類: プロジェクト別、あるいは「オフィス」「移動中」「〇〇さんとの打ち合わせ時」といった実行可能な場所や状況(コンテキスト)ごとにNext Actionを分類しておくと、その時々に最適なNext Actionを選んで実行しやすくなります。
このNext Actionリストを日常的に参照し、迷いなく次の行動に移れる状態を維持することが、実行効率を高める鍵です。
ステップ3:Next Action完了後、次のNext Actionを設定する
一つのNext Actionを完了したら、それで終わりではありません。完了したNext Actionをアプリ上で「完了」とマークし、そのタスクを次に進めるための新しいNext Actionをすぐに設定します。
- プロセスの継続: 「資料構成案の検討」が終わったら、次のNext Actionは「構成案に基づき資料のアウトラインを作成する」かもしれません。これをアプリのタスク詳細に追記したり、サブタスクを更新したりします。
- 定期的なレビュー: 毎日、または週に一度、Next Actionリストをレビューする時間を設けます。完了したNext Actionを確認し、次のNext Actionを定義したり、タスクの進捗に合わせてNext Actionを見直したりします。これにより、タスクの停滞を防ぎ、常に実行可能な状態を維持できます。
この「Next Action完了 → 次のNext Action設定」のサイクルを習慣化することが、タスクを確実に前に進め、完了率を高める上で非常に重要です。
ステップ4:会議やインプットからのNext Action抽出
会議で決定した事項や、メール・チャットで受け取った情報の中には、自分や他のメンバーが「次に取るべき行動」が含まれていることがよくあります。これらを時間管理アプリにタスクとして登録する際にも、Next Actionを明確にすることを意識します。
- 議事録からの抽出: 会議中に生まれたアクションアイテムを、その場でアプリに登録し、「誰が」「何を」「いつまでに」行うかを明確に記録します。「何を」の部分がNext Actionになります。
- メール・チャットからの連携: アプリによっては、メールやチャットツールと連携し、メッセージをタスク化する機能があります。この際も、自動で作成されたタスクに対して、具体的に「次に何をすればよいか」を追記・定義します。
これにより、情報のインプットから実行までのタイムラグを減らし、タスク漏れを防ぐことができます。
この方法を実践するメリット
時間管理アプリでNext Actionを意識的に管理することで、以下のようなメリットが期待できます。
- 実行速度の向上: 何をすべきか迷う時間がなくなり、すぐに作業に取り掛かれるため、個々のタスクの実行速度が向上します。
- タスク完了率の向上: 小さなNext Actionを積み重ねることで、大きなタスクも着実に完了に近づけることができ、完了率が高まります。
- 精神的な負担の軽減: やるべきことが「Next Action」という具体的な行動レベルで明確になっているため、「タスクが山積みで何から手をつければいいか分からない」という圧倒される感覚が減り、心理的な負担が軽減されます。
- 計画精度の向上: Next Actionを積み上げることでタスクの全体像や必要なステップがより明確になり、計画の精度向上にも繋がります。
- ワークライフバランスへの貢献: 業務時間内に効率的にタスクを処理できるようになるため、残業時間の削減や、プライベートな時間の確保に繋がります。
継続するためのコツ
新しい習慣を定着させるには、いくつかのコツがあります。
- まずは小さく始める: 全てのタスクで完璧にNext Actionを定義しようとせず、まずは数個の重要なタスクから始めてみましょう。
- ツールを使いこなす: 自分が日常的に使いやすいと感じる時間管理アプリを選び、その機能を積極的に活用してください。サブタスク機能、タグ、フィルターなどの使い方をマスターすることが効果を高めます。
- 定期的なレビューを習慣化: 毎日終業前や週の初めに、タスクリストを見直し、Next Actionが明確になっているか、次のNext Actionは何かを確認する時間を確保しましょう。
- 完璧を目指さない: 最初から完璧を目指す必要はありません。継続することで徐々にNext Actionを明確にする精度が向上していきます。
まとめ
時間管理アプリを単なるタスクリストとしてではなく、「次に取るべき行動(Next Action)」を定義し管理するためのツールとして活用することで、プロジェクトマネージャーの業務実行効率とタスク完了率を飛躍的に向上させることが可能です。
タスク登録時のNext Action定義、実行可能なNext Actionリストの作成、Next Action完了後の次のNext Action設定というサイクルを意識的に実践することで、日々の業務における「何から手をつければよいか分からない」という状態を解消し、迷いなくタスクを前に進めることができるようになります。
ぜひ今日からお手持ちの時間管理アプリで、タスクを「Next Action」レベルに分解し、具体的な行動として管理する習慣を取り入れてみてください。きっと、タスク漏れや締め切り遅延が減り、限られた時間での成果最大化、そしてワークライフバランスの改善に繋がるはずです。