【PM向け】計画と現実のギャップを埋める！時間管理アプリで実現するタスク計画の見直しと実行サイクル
日々、複数のプロジェクトと膨大なタスクを管理されているプロジェクトマネージャーの皆様にとって、計画通りに業務を進めることは重要な課題かと存じます。しかし、予期せぬ割り込みや急な仕様変更、会議の増加などにより、立てたタスク計画が現実と乖離し、タスク漏れや締め切り遅延を引き起こすことは少なくありません。
計画を立てることはもちろん大切ですが、それ以上に重要なのは、計画が現実とずれた際に、いかに迅速かつ適切に「見直し」、そして「実行可能な状態に調整」し、サイクルとして回していくかです。時間管理アプリは、この計画と現実のギャップを埋め、タスク実行率を高める強力なツールとなり得ます。
この記事では、時間管理アプリを活用して、多忙なPMが直面しやすい「計画倒れ」を防ぎ、現実的なタスク管理を実現するための「計画の見直しと実行サイクル」の具体的な方法をご紹介いたします。
なぜ、多忙なPMのタスク計画は現実と乖離しやすいのか
タスク計画が現実と乖離する主な原因は多岐にわたりますが、特にプロジェクトマネージャーの業務特性に起因するものとして、以下の点が挙げられます。
- 予期せぬ割り込み: 緊急度の高い問い合わせやトラブル対応など、計画外のタスクが頻繁に発生します。
- 会議の増加: 関係者との調整や情報共有のための会議が多く、予定していたタスクの実行時間が圧迫されます。
- 見積もり精度の課題: 新しいタスクや複雑なタスクに対し、必要な時間を見積もることが難しく、計画段階での甘さが生じやすいです。
- 優先順位の変動: プロジェクト全体の状況や外部要因の変化により、タスクの優先順位が急遽変更されることがあります。
- タスクの完了定義の曖昧さ: タスクの「完了」状態が不明確なため、想定以上に時間がかかったり、手戻りが発生したりします。
これらの要因が複合的に作用し、朝立てた計画が午後には崩れている、といった状況が発生しやすくなります。
時間管理アプリで実現する「計画の見直しと実行サイクル」
計画と現実のギャップを埋めるためには、計画を一度立てて終わりにするのではなく、常に現実と照らし合わせ、必要に応じて柔軟に調整していく「サイクル」を回すことが不可欠です。時間管理アプリは、このサイクルを効率的に実行するための機能を提供します。
ここでは、アプリを活用した具体的な見直しと実行のサイクルをご紹介します。
ステップ1: まずは計画を「記録」する
時間管理アプリの基本機能であるタスクリストに、プロジェクトで発生する全てのタスクを記録します。この際、タスクの内容に加え、想定される完了までの「見積もり時間」を合わせて入力します。最初から完璧な見積もりである必要はありません。まずは記録することが第一歩です。
アプリ活用のポイント:
- タスクを細分化し、一つのタスクが完了するまでの見積もり時間を現実的な範囲（例: 30分〜2時間）に設定します。これにより、計画の粒度が細かくなり、進捗の把握や調整が容易になります。
- 期日や関連するプロジェクト、担当者などのメタ情報も登録しておくと、後の整理や分析に役立ちます。
ステップ2: 実行時間を「計測」する（タイムトラッキング）
実際にタスクに取り掛かる際に、時間管理アプリのタイムトラッキング機能を活用して、そのタスクに費やした時間を計測します。例えば、「Aプロジェクトの報告書作成（見積もり1時間）」というタスクを開始する際に計測を開始し、完了したら停止します。
アプリ活用のポイント:
- タイムトラッキングは、アプリによってはワンタップで開始できるため、作業開始時の手間を最小限に抑えられます。
- 予期せぬ割り込みが発生した場合、その時間を別のタスクとして記録したり、元のタスクの計測を一時停止したりすることで、中断時間と作業時間を区別して記録できます。
ステップ3: 「比較・分析」で見える化する（計画 vs 実績）
一定期間（例えば1日、あるいは1週間）のタスク実行後、時間管理アプリのレポート機能などを活用し、記録した「実績時間」を当初の「見積もり時間」と比較します。
アプリ活用のポイント:
- 多くの時間管理アプリには、日次、週次、プロジェクト別、タスク別などで、計画と実績時間の比較レポートを表示する機能があります。
- このレポートを分析することで、「どのタスクの見積もりが甘かったか」「どのプロジェクトに計画以上の時間を費やしているか」「会議や割り込みにどのくらい時間を取られているか」といった、計画と現実のギャップを具体的なデータとして把握できます。例えば、「Bタスクは毎回見積もりの2倍の時間がかかっている」「週の時間の30%が定例会議に費やされている」といった気づきが得られます。
ステップ4: 「見直し・調整」を行う（計画の再構築）
ステップ3で得られた分析結果に基づき、今後のタスク計画を見直します。これがサイクルにおいて最も重要なプロセスです。
アプリ活用のポイント:
- 見積もり時間の修正: 実際にかかった時間を踏まえ、同様のタスクや今後の見積もり時間をより現実的な値に修正します。
- 優先順位の再設定: 時間を要するタスクが多い場合や、緊急度の高いタスクが発生した場合は、既存タスクの優先順位や期日を見直します。アプリ上でドラッグ＆ドロップでタスクの順番を入れ替えたり、期日を容易に変更したりできると便利です。
- タスクの再細分化: 見積もりとの乖離が大きいタスクは、まだ粒度が粗い可能性があります。実行可能なさらに小さなタスクに分割します。
- 非効率なタスクの改善: 想定以上に時間がかかっているタスクや、会議時間の割合が大きい場合は、その原因を分析し、業務フローの見直しや、会議参加の要否判断などを検討します。
- 時間ブロックの調整: 分析結果から、集中できる時間帯や割り込みが多い時間帯が分かります。これを踏まえ、重要なタスクには集中できる時間帯に時間ブロックを確保するなど、実行時間をより戦略的にスケジュールに組み込みます。
この見直しプロセスを、例えば毎日の終業前や、毎週の開始時など、定期的に行う習慣をつけることが、計画を常に現実的な状態に保つ鍵となります。
ステップ5: 調整した計画を「再実行」する
見直し・調整を経て更新されたタスクリストとスケジュールに基づいて、再びタスクの実行に取り掛かります。そして、再びステップ2に戻り、実行時間の計測を開始します。
この「記録→計測→比較・分析→見直し・調整→再実行」のサイクルを繰り返すことで、計画の精度が向上し、計画と現実のギャップが徐々に小さくなっていきます。また、予期せぬ事態が発生した場合でも、計画を迅速に調整し、リカバリーする能力が高まります。
多忙なPMがサイクルを継続するためのコツ
時間管理アプリを使った見直しサイクルは、その効果を実感するためには継続が重要です。多忙なPMでも取り組みやすい継続のコツをご紹介します。
- 完璧を目指さない: 最初から全てを正確に記録しようとせず、まずは主要なタスクや時間を把握したいタスクから始めるなど、スモールスタートを心がけます。
- 見直しの時間をスケジュールに組み込む: 毎日の終業前10分や、毎週月曜日の朝など、見直しと調整を行う時間を明確にスケジュールに組み込みます。会議のように扱えば、他のタスクにその時間を奪われにくくなります。
- 主要な指標に絞る: 最初は全てのタスクではなく、特に時間のかかっているタスクや、見積もりとの乖離が大きいタスクなど、改善インパクトの大きい部分に焦点を当てて分析・見直しを行います。
- アプリ連携を活用する: カレンダーアプリや他のプロジェクト管理ツールと連携可能なアプリを選ぶと、タスク登録や時間計測、スケジューリングの手間が省け、サイクルを回しやすくなります。
まとめ
多忙なプロジェクトマネージャーにとって、タスク計画と現実のギャップは避けられない課題の一つです。しかし、時間管理アプリを単なるタスクリストとしてだけでなく、「計画→実行→計測→分析→見直し→再実行」という一連のサイクルを回すためのツールとして活用することで、このギャップを効果的に埋めることが可能です。
この記事でご紹介した具体的なステップと実践のコツを参考に、ぜひ時間管理アプリを活用した計画の見直しサイクルを業務に取り入れてみてください。計画の精度向上、タスク実行率の向上は、タスク漏れや遅延の削減に繋がり、結果としてプロジェクトの成功確率を高め、自身のワークライフバランス改善にも貢献するはずです。