【PM向け】緊急タスクに追われても大丈夫！時間管理アプリで戦略的な「時間投資」を確保・実行する実践ノウハウ
多忙な日々の中で、多くのプロジェクトマネージャーが直面するのが「緊急ではないが重要なタスク」、いわゆる「時間投資」のための時間を確保することの難しさです。日々のタスク処理や突発的な事案対応、そして会議に追われるうちに、将来に向けた学習、戦略的な思考、チーム育成のための時間などが後回しになってしまいがちです。しかし、長期的な視点で見れば、これらの時間投資こそが自身の成長、チームの成果、そしてプロジェクトの成功確率を高める鍵となります。
本記事では、時間管理アプリを効果的に活用し、いかにして多忙な状況下でも「時間投資」の時間を確保し、計画通りに実行していくか、その具体的な実践ノウハウをご紹介します。
なぜ「時間投資」が後回しになるのか
プロジェクトマネージャーの業務は、常に締め切りと変化に晒されています。 新しい情報源からのタスク、関係者からの急な依頼、計画外の課題など、緊急度の高い業務が次々と発生します。これらのタスクは即時対応が求められるため、優先順位がどうしても高くなり、結果として将来を見据えた時間投資が圧迫されてしまいます。
さらに、多くの会議に参加することも、まとまった時間を確保することを困難にしています。会議と会議の間の短い時間では、深い思考や集中を要する「時間投資」型のタスクに取り組むことは難しいのが現状です。
時間管理アプリで「時間投資」を確保するための第一歩
時間管理アプリは、単にタスクをリスト化するツールではありません。時間を意識的に管理し、コントロールするための強力なツールです。まずは「時間投資」の時間を確保するための具体的なステップを見ていきましょう。
ステップ1：投資対象となる時間を定義・特定する
まず、どのような活動が「時間投資」にあたるのかを明確に定義します。具体的な例としては以下のようなものが挙げられます。
- 自己成長: 新しい技術や知識の学習、資格取得のための勉強、関連書籍の読書
- 戦略・思考: プロジェクトの中長期計画の検討、業務フロー改善のアイデア出し、リスク分析
- ネットワーキング: 業界イベントへの参加（オンライン含む）、社内外のキーパーソンとの情報交換
- チーム育成: メンバーとの個別ミーティング（1on1）、スキルアップのための情報共有、メンタリング
- 健康・リフレッシュ: 適度な運動、瞑想、質の高い睡眠の確保（広義の時間投資として）
これらの活動の中から、ご自身にとって特に重要だと考えるものを具体的にリストアップします。抽象的な「勉強」ではなく、「〇〇技術に関する書籍を30分読む」「△△プロジェクトの課題解決策を15分考える」のように、具体的な行動に落とし込むことが重要です。
ステップ2：時間管理アプリに「時間投資タスク」として登録する
定義した時間投資活動を、時間管理アプリにタスクとして登録します。この際、以下の点を意識すると効果的です。
- タスク名の具体性: 「学習」ではなく「[技術名]のチュートリアル実行」「[書籍名]の第n章を読む」のように具体的に記述します。
- 見積もり時間の設定: そのタスクに要するおおよその時間（例: 30分、1時間）を設定します。最初は短時間から始めるのがおすすめです。
- 期日の設定: いつまでに完了したいか、またはどのくらいの頻度で実行したいかを期日や繰り返し設定で管理します。「毎週金曜日の午後に1時間」「毎朝始業前に20分」のように定期的に確保するタスクとして設定することも有効です。
- タグやカテゴリの活用: 「時間投資」「自己学習」「戦略思考」といったタグやカテゴリを割り当てておくと、後でまとめて確認したり、実績を分析したりする際に便利です。
ステップ3：スケジュールに意識的に組み込む（タイムブロッキング）
登録した「時間投資タスク」を、単なるタスクリストに置いておくだけでは実行されにくいものです。カレンダー連携機能のある時間管理アプリを活用し、これらのタスクを具体的な時間枠としてスケジュールに組み込みます。これが「タイムブロッキング」と呼ばれる手法です。
- 時間の選定: 会議の少ない時間帯、始業前、終業後、あるいはランチ後の少しの時間など、比較的集中を妨げられにくい時間帯を選んでブロックします。
- 短い時間から: 最初から長時間確保するのが難しければ、15分や30分といった短い時間から試してみてください。短い時間でも毎日続けることで、積み重ねは大きくなります。
- 優先順位付け: 毎日のタスクリスト作成時に、「時間投資タスク」に意識的に高い優先順位を割り当て、他の緊急タスクとのバランスを考慮します。
多くの時間管理アプリには、特定のタスクをカレンダーにドラッグ＆ドロップして時間を確保できる機能や、指定した期間のタスクを自動的にスケジュールに割り当てる機能などがあります。これらの機能を活用し、「いつ何をやるか」を明確にすることで、実行に移しやすくなります。
「時間投資」を計画通りに実行・継続するノウハウ
時間を確保しただけでは不十分です。計画した時間を確実に実行し、習慣化するためのノウハウも重要です。
ノウハウ1：通知機能を活用する
時間管理アプリの通知機能をONにしておきましょう。「時間投資タスク」の実行時間が近づいたら通知されるように設定することで、他の業務に没頭していても気づきを得られます。通知を受けたら、可能な限りそのタスクを実行に移すように意識します。
ノウハウ2：タイムトラッキングで実績を記録する
多くの時間管理アプリには、特定のタスクに費やした時間を計測・記録するタイムトラッキング機能があります。この機能を活用し、「時間投資タスク」に実際に費やした時間を記録しましょう。
- 計画との比較: 計画していた時間と実際に費やした時間（予実）を比較することで、自身の時間見積もりの精度を高めることができます。
- 可視化: どの時間投資にどのくらい時間を費やしているかをデータで確認できます。これにより、計画通りに進んでいるか、特定の活動に偏りがないかなどを客観的に把握できます。
- モチベーション維持: 実際に時間を費やしていることを記録として残すことで、達成感を得られ、継続のモチベーションにつながります。
アプリによっては、日ごと、週ごと、月ごとなどにタスクカテゴリ別の時間配分をレポートとして表示する機能があります。「時間投資」カテゴリに費やした時間の割合を確認し、目標達成に向けて調整を行います。
ノウハウ3：割り込みへの柔軟な対応とリスケジュール
多忙なPMの日常では、予期せぬ割り込みや緊急対応は避けられません。計画していた「時間投資タスク」の実行中に割り込みが入った場合でも、落ち込む必要はありません。
- 中断後の対応: 短時間の割り込みであれば、完了後に速やかに元のタスクに戻ります。時間がかかる割り込みであれば、そのタスクを一時中断し、改めてスケジュールを見直して別の時間枠でリスケジュールします。時間管理アプリでタスクのステータスを「中断」や「後回し」として記録しておくと、見落としを防げます。
- 柔軟なリスケジュール: 毎日完璧に計画通りに進むことは稀です。計画が崩れたと感じたら、その日の終業前や翌日の計画時に、実行できなかった「時間投資タスク」を別の時間枠に移動させましょう。時間管理アプリ上で簡単にタスクを移動できる機能は、柔軟な対応に役立ちます。
重要なのは、一度計画が崩れても諦めずに、再び「時間投資」の時間を確保しようと試みることです。
まとめ
日々の緊急タスクに追われるプロジェクトマネージャーにとって、将来に向けた「時間投資」の時間を確保し、継続的に実行することは容易ではありません。しかし、時間管理アプリを戦略的に活用することで、この課題を克服し、自身の成長と長期的な成果につなげることが可能です。
- 投資対象を明確に定義し、具体的なタスクとしてアプリに登録する。
- タイムブロッキングにより、意識的にスケジュールに時間枠を確保する。
- 通知やタイムトラッキング機能を活用し、実行を支援・可視化する。
- 計画の変更にも柔軟に対応し、継続を最優先する。
これらのステップとノウハウを実践することで、多忙な日常の中でも着実に「時間投資」を行い、プロジェクトマネージャーとしての生産性とキャリアを向上させることができるでしょう。ぜひ、お手持ちの時間管理アプリを活用し、「未来の自分」への投資を始めてみてください。