【多忙なPM向け】会議合間の短い時間でタスクを終わらせる！時間管理アプリ実践ガイド
日々多忙なプロジェクトマネージャーの業務において、会議は避けて通れない要素です。しかし、連続する会議は集中を妨げ、本来時間をかけるべきタスクになかなか着手できない、あるいはタスクの抜け漏れが発生するといった課題につながることも少なくありません。特に、会議と会議の間に生じる短い時間は、移動や次の会議の準備に追われ、有効活用できていないと感じる方も多いのではないでしょうか。
本記事では、時間管理アプリを活用し、会議の合間に生まれるわずかな時間を生産的なタスク処理に充てるための実践的なノウハウをご紹介します。この方法を実践することで、限られた時間の中で最大限の成果を引き出し、タスクの遅延を防ぎ、さらに集中して取り組むべき業務のための時間を確保することを目指します。
会議合間の「短い時間」とは？
会議合間の「短い時間」とは、一般的に5分から15分程度の、次の会議までの間の隙間時間を指します。この時間には以下のような特徴があります。
- 予測可能だが断片的: スケジュールとして存在するため、事前に認識しやすい一方で、まとまった時間ではないため、大きなタスクに取り組むのには不向きです。
- コンテキストスイッチが多い: 直前の会議の内容から、次の会議や別のタスクへと意識を切り替える必要があります。このコンテキストスイッチには見えないコストがかかります。
- 環境が不安定: 会議室から自席への移動中であったり、立ったまま対応したりと、落ち着いて作業できる環境ではない場合があります。
このような特徴を持つ短い時間も、適切に管理し活用することで、生産性向上に大きく貢献させることが可能です。
短い時間で完了できるタスクの例
会議合間の短い時間には、集中力や安定した作業環境をあまり必要としない、以下のようなタスクが適しています。
- メールの確認と返信: 緊急度の高いメールへの短い返信、内容確認。
- 簡単な情報検索: 会議で出た疑問点の即時検索、次の会議の事前情報の確認。
- チャットやメッセージへの対応: チームからの短い質問への回答、確認依頼。
- タスクリストの確認・更新: 今日行うべきタスクの再確認、完了したタスクのチェック。
- リマインダーの設定: 忘れてはいけない事項のリマインダー登録。
- 議事録の簡単な修正や確認: 会議直後の記憶が鮮明なうちに簡単な修正を加える。
- 次の会議の直前資料確認: アジェンダや共有資料の最終確認。
- タスクの細分化: 大きなタスクを短い時間で取り組める小さなステップに分解する。
これらのタスクは一つ一つは小さいですが、積み重ねることで後続の作業効率を高めたり、タスクの抜け漏れを防いだりする効果があります。
時間管理アプリを使った「短い時間」活用ステップ
時間管理アプリを活用して、会議合間の短い時間を生産的に変える具体的なステップをご紹介します。多くの時間管理アプリやタスク管理アプリで応用可能な考え方です。
ステップ1：短い時間でできるタスクを「見える化」する
まず、会議の合間に発生しがちなタスクや、短い時間で完了させたいタスクを洗い出します。そして、それぞれのタスクにどれくらいの時間がかかるか（例: 5分、10分）を見積もります。普段意識していなかった「短い時間でできること」をリストアップすることが重要です。
ステップ2：時間管理アプリに登録し、タグやラベルを設定する
洗い出したタスクを時間管理アプリやタスク管理アプリに登録します。このとき、そのタスクが「短い時間向き」であることを示すタグやラベル（例: #5min_task, #スキマ時間, #会議後アクション）を設定しておきます。また、見積もった所要時間も入力しておくと、後のステップで役立ちます。
多くのアプリでは、タスクにタグを付けたり、カスタムフィールドで所要時間を入力したりする機能があります。
ステップ3：カレンダー上で「短い時間枠」を意識する
自身のカレンダーを確認し、会議と会議の間にどのくらいの時間があるか、具体的な時間枠として認識します。移動時間や短い休憩時間も含めて、現実的な「短い時間枠」を把握します。時間管理アプリがカレンダー連携機能を備えている場合は、タスクとスケジュールを一つの画面で確認できます。
ステップ4：「短い時間枠」にタスクを割り当てる
特定した「短い時間枠」に、ステップ2でタグ付けした「短い時間向き」のタスクの中から、時間枠に見合ったものを選んで割り当てます。アプリによっては、タスクをカレンダー上の特定の時間帯にドラッグ＆ドロップで配置できる機能があります。これにより、「いつ何をやるか」が視覚的に明確になります。
例えば、10分の隙間時間があれば、所要時間5分のメール返信タスクと、所要時間3分の情報検索タスクを割り当てる、といった具体的な計画を立てます。
ステップ5：通知機能を活用し、タスク実行を促す
短い時間枠になったら、割り当てられたタスクを忘れないように、アプリの通知機能を活用します。次の会議の10分前や5分前など、短い時間枠の開始に合わせて通知が来るように設定します。これにより、他のことに気を取られていたとしても、すぐに取り組むべきタスクを思い出すことができます。
ステep6：タスクを実行し、完了を記録する
割り当てられた短い時間枠になったら、通知に従ってすぐにタスクに取り組みます。集中して短時間でタスクを完了させ、アプリ上でタスクを完了済みにします。タイムトラッキング機能があれば、実際の所要時間を記録しておくと、今後のタスク見積もり精度向上に役立ちます。
効果をさらに高めるための工夫
上記のステップに加え、以下の工夫を取り入れることで、短い時間活用の効果をさらに高めることができます。
- コンテキストに応じたタスクリストの活用: 「移動中にできること」「会議後すぐにやること」「PC前で5分あればできること」など、場所や状況（コンテキスト）に応じたタスクリストをアプリ内に作成しておきます。これにより、短い時間が発生した際に、すぐにその場で取り組めるタスクを見つけやすくなります。
- アプリのショートカットやウィジェット活用: スマートフォンやPCのホーム画面に時間管理アプリのウィジェットを配置したり、頻繁に使う機能のショートカットを作成したりしておくと、タスクの確認や完了処理がより迅速に行えます。
- 定期的な振り返り: 週に一度など、短い時間をどのように使えたか、計画通りに進んだか、実際の所要時間との差はどのくらいだったかを振り返ります。このデータに基づき、短い時間でできるタスクの種類や見積もり時間を調整することで、さらに効果的な活用が可能になります。
- 「何もしない時間」も計画に含める: 短い時間を全てタスクで埋める必要はありません。時には意図的に短い休憩時間を設けることも、次の会議やタスクへの集中力を維持するために重要です。時間管理アプリ上で「休憩」といった短い時間枠を計画することもできます。
まとめ
会議が多い多忙な日々でも、時間管理アプリを賢く活用することで、会議と会議の間の短い時間を生産的なタスク処理に転換することが可能です。短い時間でできるタスクを見える化し、所要時間を見積もり、カレンダー上の短い時間枠に割り当てるという一連のステップを習慣化することで、タスクの抜け漏れを防ぎ、計画の遅延リスクを減らすことができます。
一つ一つの短い時間はわずかでも、毎日積み重ねることで無視できない大きな時間になります。この時間を有効活用するスキルは、多忙なプロジェクトマネージャーにとって、生産性向上はもちろんのこと、ワークライフバランスの維持にも寄与する強力な武器となるでしょう。ぜひ、お使いの時間管理アプリを活用して、会議合間の短い時間を最大限に活かしてみてください。